Coaching-Rechnung: welche Angaben Steuer und Arbeitgeber brauchen
Kurz beantwortet
Eine Coaching-Rechnung nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG enthält in der Regel sechs Angaben: Leistungserbringer samt MWST-Nummer, Leistungsempfänger, Leistungsdatum, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie den Steuersatz. Der Normalsatz beträgt 8,1 Prozent. Für den Abzug bei der direkten Bundessteuer (bis CHF 13’000) kann die Behörde Belege verlangen.
Stand der Rechtsgrundlagen: MWSTG vom 31. März 2025, DBG vom 2. September 2026; abgerufen am 26. Oktober 2026. Wer ein Coaching bezahlt, braucht dafür eine Rechnung, die zwei Adressaten genügt: der Mehrwertsteuer-Regelung des Bundes und der Steuerbehörde, wenn die Kosten als Weiterbildung abgezogen werden. Dieser Beitrag zeigt, was das Bundesrecht verlangt und was es offen lässt.
Welche Angaben gehören auf eine Coaching-Rechnung?
Art. 26 Abs. 1 MWSTG verpflichtet den Leistungserbringer, dem Leistungsempfänger auf Verlangen eine Rechnung auszustellen. Nach Art. 26 Abs. 2 MWSTG muss die Rechnung den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren und in der Regel sechs Elemente enthalten (lit. a bis f). Die Tabelle fasst sie zusammen.
| Lit. | Angabe | Was das für ein Coaching heisst |
|---|---|---|
| a | Name und Ort des Leistungserbringers; Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen samt Nummer | Name des Coachs, wie er im Geschäftsverkehr auftritt; MWST-Nummer nur bei Eintragung |
| b | Name und Ort des Leistungsempfängers | Wer das Coaching in Anspruch nimmt oder bezahlt |
| c | Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit nicht mit dem Rechnungsdatum identisch | Sitzungsdatum oder Zeitraum, etwa «1. September bis 31. Oktober» |
| d | Art, Gegenstand und Umfang der Leistung | Coaching, Anzahl Sitzungen, Dauer |
| e | Entgelt für die Leistung | Betrag in CHF |
| f | Anwendbarer Steuersatz und geschuldeter Steuerbetrag; bei Steuer im Entgelt genügt der Steuersatz | Normalsatz 8,1 Prozent nach Art. 25 Abs. 1 MWSTG, sofern der Coach steuerpflichtig ist |
Art. 26 Abs. 2 MWSTG nennt die Elemente «in der Regel». Die Aufzählung ist damit der Standard, kein Freibrief für Weglassen. Ob Ihr Coaching steuerpflichtig ist, behandelt der Beitrag zur Mehrwertsteuer auf Coaching im Silo Kosten.
Rechnung ohne MWST-Nummer: was ein Coach nicht ausweisen darf
Die Mehrwertsteuer-Pflicht beginnt bei Coaches nicht automatisch. Nach Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG ist von der Steuerpflicht befreit, wer innerhalb eines Jahres im In- und Ausland weniger als CHF 100’000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt. Wer nicht im Register eingetragen ist, darf nach Art. 27 Abs. 1 MWSTG in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen.
Weist ein Coach Steuer aus, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet er die ausgewiesene Steuer, es sei denn, er korrigiert die Rechnung oder macht glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (Art. 27 Abs. 2 MWSTG). Für Sie als Kundin oder Kunde heisst das: Steht auf der Rechnung eine MWST-Nummer, sollte auch ein Steuersatz stehen; fehlt die Nummer, sollte kein Steuerbetrag stehen.
Was die Steuerbehörde beim Weiterbildungsabzug braucht
Der Weiterbildungsabzug bei der direkten Bundessteuer beträgt nach Art. 33 Abs. 1 lit. j DBG bis zu CHF 13’000 für Kosten der berufsorientierten Aus- und Weiterbildung, sofern ein erster Abschluss auf der Sekundarstufe II vorliegt oder das 20. Lebensjahr vollendet ist und es sich nicht um Kosten bis zum ersten Abschluss auf der Sekundarstufe II handelt. Für die Kantons- und Gemeindesteuern gilt das jeweilige kantonale Recht mit eigenem Betrag; den Überblick geben die Seiten zum Weiterbildungsabzug und zu den Kantonen.
Die Steuererklärung ist nach Art. 124 Abs. 2 DBG wahrheitsgemäss, vollständig und samt den vorgeschriebenen Beilagen einzureichen. Auf Verlangen der Veranlagungsbehörde müssen Sie nach Art. 126 Abs. 2 DBG Belege und weitere Bescheinigungen vorlegen. Eine bestimmte Form der Coaching-Rechnung schreibt das DBG nicht vor. Eine Rechnung mit den Angaben nach Art. 26 MWSTG zeigt, wer was wann in welchem Umfang geleistet hat und was es gekostet hat; ob der Abzug zulässig ist, entscheidet die Behörde. Ob Coaching überhaupt als berufsorientierte Weiterbildung zählt, ist eine eigene Frage; zur Abgrenzung siehe das Silo Abgrenzung.
| Punkt | Wert | Steuerart | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Höchstbetrag Weiterbildungskosten | CHF 13’000 | Direkte Bundessteuer | Art. 33 Abs. 1 lit. j DBG |
| Steuererklärung mit Beilagen | vorgeschrieben | Direkte Bundessteuer | Art. 124 Abs. 2 DBG |
| Belege auf Verlangen vorlegen | Pflicht | Direkte Bundessteuer | Art. 126 Abs. 2 DBG |
| Höchstbetrag Kantons- und Gemeindesteuern | je nach Kanton, hier nicht abgeleitet | Kantons- und Gemeindesteuern | kantonales Steuergesetz |
Bewahren Sie Rechnung und Zahlungsnachweis zusammen auf. Wie viele Jahre die Behörde Rückfragen stellen kann, richtet sich nach dem Verfahrensrecht von Bund und Kanton und ist hier nicht Gegenstand. Zahlen für Ihre Situation nennt die Veranlagung, nicht dieser Beitrag.
Rechnung für den Arbeitgeber: was das Bundesrecht nicht regelt
Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten, ändert das nichts an den Angaben nach Art. 26 MWSTG: Sie gelten für die Rechnung an den Leistungsempfänger. Welche weiteren Nachweise ein Arbeitgeber für die Rückerstattung verlangt, ergibt sich aus Vertrag oder interner Regelung und nicht aus dem MWSTG. Zum Lohnausweis und zur Rückzahlungsklausel siehe die Beiträge im Silo Abzug.
Praktisch sinnvoll ist es, vor der ersten Sitzung zu klären, auf wen die Rechnung lautet. Art. 26 Abs. 2 lit. b MWSTG verlangt Name und Ort des Leistungsempfängers; wer das ist, kann bei einer Kostenübernahme durch den Arbeitgeber anders ausfallen als bei einer Selbstzahlung.
Aufbewahrung der Coaching-Rechnung
Das DBG nennt in Art. 126 Abs. 3 eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht für natürliche Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit: Sie müssen Geschäftsbücher und sonstige Belege, die mit ihrer Tätigkeit in Zusammenhang stehen, zehn Jahre aufbewahren. Für Arbeitnehmende nennt die Bestimmung keine Frist. Wer Coaching als selbständig Erwerbender in Anspruch nimmt, kann die Rechnung dem Geschäftsaufwand zuordnen; dazu mehr in Glossar und Methodik.
Wer Kosten pauschal einschätzen möchte, findet im Rechner eine Orientierung. Eine Ersparnis lässt sich daraus nicht zusagen; massgebend ist allein die Veranlagung.
Coaching-Rechnung: häufige Fragen
Muss ein Coach auf jeder Rechnung eine MWST-Nummer angeben?
Nur wenn er im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist. Dann verlangt Art. 26 Abs. 2 lit. a MWSTG den Hinweis auf die Eintragung samt Nummer. Wer nicht eingetragen ist, darf nach Art. 27 Abs. 1 MWSTG in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen.
Muss der Coach jede Sitzung einzeln abrechnen?
Das Gesetz schreibt keine Einzelabrechnung vor. Art. 26 Abs. 2 lit. c und d MWSTG verlangen das Datum oder den Zeitraum der Leistung sowie Art, Gegenstand und Umfang der Leistung. Eine Sammelrechnung mit Zeitraum und Anzahl Sitzungen kann diese Angaben enthalten.
Muss der Coach eine Rechnung ausstellen?
Nach Art. 26 Abs. 1 MWSTG muss der Leistungserbringer auf Verlangen des Leistungsempfängers eine Rechnung ausstellen, die den Anforderungen von Art. 26 Abs. 2 und 3 MWSTG genügt.
Reicht eine Quittung für den Weiterbildungsabzug?
Das Bundesrecht nennt keine Form. Nach Art. 126 Abs. 2 DBG müssen Sie auf Verlangen der Veranlagungsbehörde Belege und weitere Bescheinigungen vorlegen. Welche Belege die Behörde akzeptiert, entscheidet sie im Einzelfall; fragen Sie bei Ihrer kantonalen Steuerverwaltung nach.
Wie hoch ist der Weiterbildungsabzug bei der direkten Bundessteuer?
Art. 33 Abs. 1 lit. j DBG lässt Kosten der berufsorientierten Aus- und Weiterbildung bis zum Gesamtbetrag von CHF 13’000 zum Abzug zu (Stand 2. September 2026). Die Kantons- und Gemeindesteuern richten sich nach dem kantonalen Recht; dieser Beitrag leitet keinen Kantonsbetrag aus der Bundesregel ab.
Wie lange muss ich die Rechnung aufbewahren?
Für Privatpersonen nennt Art. 126 DBG keine Frist. Natürliche Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit müssen Geschäftsbücher und Belege nach Art. 126 Abs. 3 DBG während zehn Jahren aufbewahren.
Schreibt das Gesetz dem Arbeitgeber vor, welche Rechnung er verlangt?
Die Angaben nach Art. 26 MWSTG gelten für die Rechnung an den Leistungsempfänger, unabhängig davon, wer sie später begleicht. Weitere Anforderungen des Arbeitgebers, etwa für die Rückerstattung, ergeben sich aus Vertrag oder interner Regelung und nicht aus dem MWSTG.
Quellen
| Quelle | Dokument | Stand | Abgerufen |
|---|---|---|---|
| Fedlex, Bundesversammlung | MWSTG (SR 641.20), Art. 10 Abs. 2 lit. a | 31.03.2025 | 26.10.2026 |
| Fedlex, Bundesversammlung | MWSTG (SR 641.20), Art. 25 Abs. 1 (Normalsatz 8,1 Prozent) | 31.03.2025 | 26.10.2026 |
| Fedlex, Bundesversammlung | MWSTG (SR 641.20), Art. 26 und 27 | 31.03.2025 | 26.10.2026 |
| Fedlex, Bundesversammlung | DBG (SR 642.11), Art. 33 Abs. 1 lit. j | 02.09.2026 | 26.10.2026 |
| Fedlex, Bundesversammlung | DBG (SR 642.11), Art. 124 Abs. 2 und Art. 126 | 02.09.2026 | 26.10.2026 |
Dieser Beitrag gibt die Rechtslage mit Fundstelle wieder und ist keine Steuerberatung. Für Ihren Fall ist die kantonale Steuerverwaltung zuständig.